In seinem Urteil vom 13.11.2012 befasste sich der Bundesfinanzhof erneut mit den Mindestangaben im Fahrtenbuch, damit dieses als ordnungsgemäß erstellt gilt und somit steuerlich anerkannt werden kann. Generell muss ein Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Nachträgliche Einfügungen oder Änderungen sind dadurch auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Neben Datum und Fahrtzielen sind grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner oder andere konkrete Angaben der dienstlichen Verrichtung aufzuführen. Dabei ist jede einzelne berufliche Nutzung einzeln und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs anzugeben. Bei ausschließlich dienstlichen Reisen zu mehreren Kunden können die Fahrten miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Am Ende der gesamten Reise ist ebenfalls der Gesamtkilometerstand aufzuzeichnen. Zu beachten ist, dass auch im Rahmen dieser Erleichterung die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge, in der sie aufgesucht wurden, aufzuführen sind. Im Streitfall hatte der Kläger von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen überlassen bekommen, den er auch für private Zwecke nutzte. Anstelle der 1-%-Regelung begehrte der Kläger die tatsächlich entstandenen Kosten anhand des von ihm geführten Fahrtenbuchs zugrunde zu legen. Dieses enthielt handschriftlich geführte, fortlaufende Grundaufzeichnungen der Fahrten nach Datum, Uhrzeit, Kilometerständen und gefahrenen Kilometern – hinsichtlich Reiseroute und Ziel war bei beruflich veranlassten Fahrten jeweils nur "Außendienst" vermerkt. Zu den besuchten Personen, Firmen oder Behörden war im Fahrtenbuch lediglich ein handschriftlicher Vermerk "siehe Anlage" angegeben. Die zusätzlichen Erläuterungen in Form eines Ausdrucks des vom Arbeitgeber elektronisch geführten Terminkalenders enthielten Datum, Uhrzeit, Name und Adresse der jeweils aufgesuchten Kunden. Das FG beurteilte das Fahrtenbuch als ordnungsgemäß und änderte den vom Finanzamt ergangenen Einkommensteuerbescheid dahingehend, dass der Sachbezug aus der Überlassung des Dienstwagens auf Grundlage der Fahrtenbuchaufzeichnungen ermittelt und angesetzt wurde. Der Bundesfinanzhof wies jedoch das Urteil zurück. Im strittigen Fahrtenbuch sind die Fahrten nicht entsprechend der vorgenannten Grundsätze vollständig wiedergegeben. Insbesondere enthält es selbst keine Angaben zu den Ausgangs- und Endpunkten der jeweiligen Fahrten und den jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartnern. Diese Daten gehören aber zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst und nicht in einer Anlage zu machen sind. Bereits in einem vorausgehenden Urteil hatte der Bundesfinanzhof entschieden, dass unzureichende Angaben im Fahrtenbuch nicht durch Tagebuchaufzeichnungen des Arbeitnehmers ergänzt werden können. Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders. Auch dann liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor und somit ist die 1-%-Regelung anzuwenden.

Dipl.-Kfm. Björn Keller, Steuerberater, Chemnitz

 

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Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch