Im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 wird unter anderem geregelt, dass ab dem 01.07.2011 Erleichterungen bei der Verwendung von elektronisch übermittelten Rechnungen gelten. So ist es für elektronische Rechnungen, mit denen über nach dem 30.06.2011 erbrachte Leistungen abgerechnet wird, nicht mehr erforderlich, dass diese Rechnungen über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen, um einen Vorsteuerabzug vornehmen zu können. Vielmehr ist es nun grundsätzlich unerheblich, in welchem Format eine Rechnung übermittelt wird. Dies kann beispielsweise als E-Mail mit Dateianhang oder Web-Download sein. Es müssen jedoch weiterhin insbesondere die Echtheit der Herkunft und die inhaltliche Unversehrtheit der Rechnung sichergestellt werden. Dies muss mittels eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens erfolgen, dessen Ablauf allerdings jeder Unternehmer selbst festlegen kann. Auf jeden Fall sollten die inhaltliche Richtigkeit und der tatsächliche Zahlungsanspruch des Rechnungsausstellers geprüft werden. Zu beachten ist weiterhin, dass elektronisch empfangene Rechnungen auch elektronisch aufzubewahren sind. Dabei ist sicherzustellen, dass die Lesbarkeit über einen Zeitraum von zehn Jahren gewährleistet wird. Vom Gesetzgeber werden hierfür beispielhaft die Speicherung auf nur einmal beschreibbaren CDs oder DVDs angeführt. Diese Speicherung sollte in regelmäßigen Abständen je nach dem Aufkommen der empfangenen Rechnungen erfolgen. Eine Speicherung in Papierform wird ausdrücklich nicht als zulässig angesehen. 

Anmerkung: Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde am 23.09.2011 vom Deutschen Bundestag beschlossen. Da die Regelungen, die noch im Juli zur Ablehnung des Gesetzes durch den Bundesrat geführt hatten, gestrichen wurden, tritt das Gesetz nun in Kraft. Hinsichtlich der genauen Ausgestaltung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens sowie der Anforderungen an die Archivierung bleibt ein BMF-Schreiben abzuwarten. Die bisherige Sichtweise der Finanzverwaltung ist in einem Fragen-Antwort-Katalog dargestellt.

Dipl.-Kfm. Björn Keller, Steuerberater, Chemnitz